Архив в бухгалтерии, храним и уничтожаем

Все бухгалтерские документы текущего года должны находиться в бухгалтерии, но в специальном помещении или, же в шкафах под ключ. Ответственность за документацию несет главный бухгалтер.


Для того чтобы обеспечить сохранность документации, учетных регистров и первичной документации, создается архив. Все папки с документами, подлежащие сдаче в архив должны быть должным образом оформлены.

Вся документация хранится в архиве не менее пяти лет, если иное не предусмотрено Положением внутри организации. Есть список документов, которые нужно хранить, до тех пор, пока организация не будет ликвидирована. К ним относятся:

-сводный годовой баланс и отчет;

-ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки;

-вся документация о переоценке основных фондов, основных средств;

-вся документация о ведении валютных операций;

-паспорта по сделкам;

-книги, карточки учета и журналы.

Лицевой счет работника хранится не менее 75 лет, это документы с длительным сроком хранения.

Отбор бухгалтерских документов для хранения и уничтожения. Для того чтобы провести экспертизу ценности документов, создают экспертную комиссию, состав которой утверждается руководителем. Именно она определяет срок хранения документации, делает подборку документов на хранение и подлежащие передаче в архив. Все документы, которые были отобраны комиссией на длительное или временное хранение, обязательно описываются. Опись утверждается руководителем.

Те документы, срок хранения которых уже истек, подлежат уничтожению.

Процесс уничтожения также в компетенции экспертной комиссии. Она проводит полную экспертизу ценности документов и отбирает документацию, подлежащую уничтожению. В данный момент обязательно формируют акт о том, что документы подготовлены для уничтожения. К акту прилагается опись дел со всеми временными сроками хранения за данный период времени. Акт и опись рассматривает экспертная комиссия, и отдают на подпись и утверждение руководителю.

Те дела, которые были включены в утвержденный акт об уничтожении, отделяют от остальных дел и помещают на хранение в отдельное место. Все отобранные для уничтожения документы подлежат передаче для уничтожения. Их отправляют на переработку, то есть утилизацию. Передача списанных документов оформляют накладной, указывают дату, вес макулатуры и количество сдаваемых документов. Сотрудник организации обязан проконтролировать погрузку и вывоз на утилизацию папок с документами.

Экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения всех папок с документацией и подготавливает еще один акт о полном уничтожении документации. К нему прилагают накладную, на основании которой документы были отправлены на утилизацию. Руководитель утверждает данный акт. Вся документация, оформленная по уничтожению и утилизации документов, хранится в архиве в формируемом деле.

P.S. Как вам статья? Советую получать свежие статьи на e-mail!

 

Ваш e-mail: *
Ваше имя: *

Метки записи:   , ,
Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля