Заполняем авансовый отчет

Сегодня займемся заполнением авансового отчета. Я вам расскажу как заполнить авансовый отчет и что приложить к авансовому отчету.

Прежде чем приступать к заполнению авансового отчета, давайте вспомним основные правила, которые действуют для выдачи денежных средств под отчет. Работник может получить наличные деньги на руки для приобретения товарно-материальных ценностей, на хозяйственно-операционные расходы, оплата услуг сторонних компаний, оплата командировочных. Подотчетное лицо не вправе тратить денежные средства на свои цели. Все расходы должны быть строго по целевому назначению с предоставлением отчета и чеков потраченной суммы.

Бухгалтерия может выдать деньги под отчет только работникам, включенным в список подотчетных лиц. При этом размер выданных денег и срок, определяет руководитель. А работник в свою очередь обязан отчитаться о потраченных средствах и произвести с бухгалтерией полной расчет в течение трех рабочих дней после окончания срока действия.

Авансовый отчет, это тот документ, который должен составить работник по израсходованным  и возвращенным им суммам. Он передает кассовый документ в бухгалтерию, где бухгалтер его проверит и заполнит оставшиеся строки.

Что же представляет собой авансовый отчет? Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55 была официально утверждена форма авансового отчета № АО-1. В своей работе ее используют юридические лица всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений. Предназначение в том, чтобы вести учет денежных средств, выданных под отчет своим работникам.

Выглядит он так:

Авансовый отчет - лицо

А это оборотная сторона:

Оборотная сторона авансового отчета

Это двусторонний документ, его заполняют подотчетное лицо и бухгалтер организации. Если авансовый отчет оформлен  на компьютере, то помимо электронного вида следует распечатать авансовый отчет и подписать руководителем, бухгалтером и подотчетным работником. То есть авансовый отчет должен быть в одном экземпляре на бумажном носителе и в бухгалтерской программе на компьютере.

Какие данные вписывает подотчетное лицо в авансовый отчет?

Оборотная сторона отчета в графах 2-4 должна отражать реквизиты документов, которые фактически подтверждают произведенные расходы. Здесь следует указать дату, номер и наименование. Графа 5 отражает потраченные суммы. К документам, подтверждающим фактические расходы, относятся: кассовый чек, товарный чек, товарная накладная, приходный кассовый ордер, транспортные документы и другие. Все имеющиеся в наличии документы необходимо вместе с авансовым отчетом предоставить в бухгалтерию. Иначе бухгалтерия просто не сможет отразить все расходы в налоговой базе.

И все же большую часть отчета заполняет бухгалтер. Первоначально требуется сверить всю отраженную информацию с предоставленными документами, проверить правильность оформления и только после этого заполняется остальная часть отчета. Ему присваивается номер и обязательно указывается дата. На лицевой стороне формы записывается наименование структуры, фамилия и инициалы подотчетного лица, табельный номер и должность, назначение аванса. В таблице расположенной снизу отражается сумма остатка или перерасхода. В графе 7 нужно отразить сумму расходов, в графе 9 счета, по дебету на данную сумму. В нижней части формы находится раздел, который представляет собой расписку бухгалтера о принятии отчета. Бухгалтер указывает Ф.И.О. подотчетного работника и ставит свою подпись. Данная расписка отрывается и отдается на руки подотчетному работнику.

Авансовый отчет с лицевой стороны подписывают бухгалтер, с оборотной стороны подотчетное лицо, а также руководитель. Остаток неиспользованных средств сдается работником в кассу по приходному ордеру, там же он может получить перерасход по отчету, но уже по расходному ордеру.

Скачать бланки авансового отчета здесь (Word) и здесь (Excel)

А напоследок предлагаю послушать песенку:

Метки записи:  
Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля