Продолжаем тему оформления личного дела сотрудника

Ранее мы уже говорили о том, как правильно оформить личное дело сотрудника. Сегодня мы продолжаем уже начатую ранее тему и расскажем о том, как правильно сделать переплет личного дела.

Итак после того как нумерация личного дела сотрудника завершена, следует оформить его переплет и оформить обложку дела. Все эти действия необходимо выполнить в соответствии с Приложением 11 Основных правил. Все личные дела уже уволенных сотрудников можно учитывать двумя способами:

-каждое дело по отдельности;

-комплексное хранение дел.

Комплексное хранение дел это объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту. Обязательное условие это объединение внутри года их увольнения и с учетом допустимых объемов одного дела, не более 250 листов.

Пример заполнения титульного листа - « Личное дело Иванова Ивана Ивановича, уволенного в 2011 году". Комплексное формирование дел - «Личные дела сотрудников, уволенных в 2011 году А-Я".

Если у сотрудника в период работы в данной организации изменялась фамилия, то следует учитывать его личное дело по последней фамилии. При этом предыдущая фамилия остается, но заключается в скобки.

Теперь, когда все сформировано, можно передавать личное дело в архив, но для этого необходимо оформить сдаточную опись. Сдаточная опись оформляется по форме, которая указана в Приложениях 12,13 Основных правил. Сдаточная опись за календарный год должна содержать в себе все дела данной категории. В первой графе описи мы указываем порядковый номер дела; во второй графе указываем индексы дел по номенклатуре; в третьей графе отражаем заголовки дел; в четвертой - крайние даты; в пятой графе указываем, сколько листов в деле; в шестой графе срок хранения дел, и в последней седьмой графе указываем примечания, если они имеются.

Сдаточная опись оформляется как передающей, так и принимающей стороной, утверждается руководителем организации.

Теперь все личные дела сданы в архив. Но может случиться так, что бывшему сотруднику необходимо сделать копии каких-либо документов, переданных в архив. В таком случае сотрудник имеет право на доступ к своему личному делу. Чего не скажешь о работодателе. Он не имеет права разглашать информацию и сведения о каком-либо сотруднике. Если сторонняя организация попросит сведения о данном работнике, то совершить такие действия можно будет лишь по письменному запросу. К запросу прилагается заявление бывшего работника со словами: « Прошу сообщить обо мне такие - то сведения организации такой-то, в которой я работаю в настоящее время". Если сведения о бывшем сотруднике переданы без его согласия, то это чревато судебными разбирательствами.

Нередко возникает такая ситуация, когда при подготовке дела в архив, обнаруживаются документы, в которых нет подписи или даты. Как быть в таком случае? Первоначально стоит проверить указаны ли эти документы в описи документов личного дела сотрудников. Если опись содержит данные документы, то лучше сформировать их после основных документов дела, которые имеют даты, но обязательно перед описью. В том случае если они не указаны в описи, то их следует сформировать после нее.

Если в личном деле сотрудника приказ о приеме на работу был датирован раньше, чем само заявление сотрудника, как в таком случае сформировать документы? Все документы следует располагать в хронологической последовательности. То есть работник, сначала пишет заявление и только после издается сам приказ. Но в связи с тем, что данная ситуация выглядит иначе, следует указать причину непоследовательных действий в соответствующем предисловии.

В следующей статье мы постараемся раскрыть информацию, касающуюся основных вопросов, возникающих при заполнении личного дела. Если у Вас имеются такие вопросы, напишите нам, и мы поможем Вам разобраться с трудной ситуацией.

Оставьте комментарий к этой записи ↓

Ваше имя *

Ваш email *

Ваш сайт

Ваш отзыв *

* Обязательные для заполнения поля